Contar com boas ferramentas para análise de causas raízes em seu processo é fundamental para manter a melhoria contínua do sistema (seja ele baseado em normas ISO ou não). Afinal, se não tratamos as verdadeiras raízes, não resolvemos os problemas, sequer eliminamos as não conformidades.

Entretanto, pode ser mais fácil falar do que fazer, pois nem toda não conformidade tem causas aparentes. Muitas vezes, elas se escondem em etapas anteriores do processo ou em processos diferentes da linha principal de produção. O resultado é a tratativa incorreta e a quase certa reincidência.

Por isso, no artigo de hoje, vamos repassar algumas das principais ferramentas para tratativa de não conformidades, problemas e para análise de causas em geral. Vale lembrar que você não precisa, necessariamente, utilizar todas elas. Porém, ter domínio e conhecimento sobre elas pode te ajudar em momentos de dificuldades e também auxiliar a montar um processo mais aderente ao contexto da sua organização.

Além disso, só para te dar um gostinho de quero mais, vamos falar das 5 principais ferramentas usadas na Gestão da Qualidade. Entretanto, no fim do artigo tem um bônus, vamos falar de uma ferramenta pouco conhecida na nossa área, mas que pode te salvar em determinadas situações. Então fica com a gente.

1 – Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe ou 6M)

O Diagrama de Ishikawa é provavelmente uma das mais conhecidas e utilizadas ferramentas para análise de causas raízes do mundo. Sua principal vantagem é direcionar a análise para um cenário mais completo, levando em consideração tudo que pode afetar o processo, tarefa ou atividade.

De forma resumida, o diagrama de espinha de peixe é uma ferramenta visual que ajuda a identificar e categorizar as possíveis causas de um problema. Para isso, ele direciona a análise para os fatores essenciais: Pessoas, Processos, Equipamentos, Materiais e Meio Ambiente. Esses fatores também podem ser personalizados para melhorar a aplicação e personalizá-la ao contexto da sua empresa ou processo.

➡️ Saiba mais sobre essa ferramenta clicando aqui.

Dica: tem a ferramenta Ishikawa no 8Quali ✅

2 – 5 Porquês

Por sua facilidade de aplicação, o 5 Porquês é amplamente utilizado na maioria das empresas que possuem sistemas de gestão. Não tem muito segredo, sua aplicação consiste em perguntar repetida e incessantemente “por quê?” um determinado problema ocorreu.

Essa repetição e insistência ajuda a identificar a causa fundamental do que está sendo analisado. Dessa forma, o 5 Porquês é a ferramenta ideal para aprofundar a investigação e evitar soluções superficiais. Sua correta aplicação extrapola os limites do processo e pode ajudar a realizar análises mais sistêmicas e realmente direcionadas para as causas raízes.

➡️ Saiba mais sobre essa ferramenta clicando aqui.

Dica: tem a ferramenta 5 Porquês no 8Quali ✅

3 – Diagrama de Pareto (80/20)

Integrando o hall das consagradas ferramentas para análise de causas raízes está o conhecido Diagrama de Pareto.

Essa ferramenta é versátil e pode ser utilizada para dois fins. Originalmente, ela ajuda a concentrar esforços nas áreas que terão maior impacto na resolução da não conformidade. Assim, ela auxilia na priorização ao agrupar aquilo que trará mais resultados para a empresa.

Além disso, o próprio fato de ela ajudar a agrupar determinados tipos de não conformidades ajuda também a criar conexões entre as ocorrências. Isso pode levar a uma melhor análise e busca pela causa raiz, fato que os processos são um fenômeno sistêmico e, assim, podem estar interligados.

➡️ Saiba mais sobre essa ferramenta clicando aqui.

4 – Histograma

O Histograma é uma ferramenta de análise estatística que vem sendo utilizada desde os primórdios da qualidade. Por ter uma pegada diretamente ligada à estatística, essa ferramenta pode ser pouco ou nada útil para processos que apresentam menor volume de produção, sendo indicada, então, para processos com alto volume de saídas.

De forma simplificada, o Histograma ajuda a representar graficamente a distribuição de dados, ajudando a identificar padrões e variações. Assim, ele se torna muito útil para analisar dados quantitativos relacionados à não conformidades, facilitando então identificação de tendências e, assim, também, a de causas raízes.

➡️ Saiba mais sobre essa ferramenta clicando aqui.

5 – Brainstorming

O Brainstorming é sem dúvidas a ferramenta empresarial mais utilizada do mundo. Ele acontece até mesmo sem que as pessoas a nomeiem formalmente.

O famoso “toró de palpite” é uma técnica de geração de ideias em grupo. Seu principal benefício é promover a criatividade e pluralidade de visões, garantindo a participação ativa das pessoas ligadas ao processo e, assim, possibilitando a identificação de possíveis causas.

Vale lembrar que sua eficácia está diretamente ligada à capacidade de reunir uma equipe multidisciplinar que realmente tenha conhecimento pelo processo. Assim, as pessoas vão poder se aprofundar verdadeiramente na não conformidade e apontar insights importantes sobre o processo e as causas raízes.

➡️ Saiba mais sobre essa ferramenta clicando aqui.

Dica: tem a ferramenta Brainstorming no 8Quali ✅

Bônus – Análise de Campo de Forças

Em sua origem, a Análise do Campo de Forças não é uma das ferramentas para análise de causas raízes. Entretanto, é possível personalizá-la para aplicar esse conceito à gestão de não conformidades e, assim, avaliar melhor tudo que circula seus processos.

Essa ferramenta avalia as forças que contribuem para um problema e as que se opõem a ele, proporcionando uma visão equilibrada do aspecto analisado. Dessa forma, é possível entender as forças do processo (aquilo que ele tem de positivo) e os fatores que se opõem a ele (aspectos, digamos, negativos). Isso ajuda a enxergar melhor os pontos de atenção, onde possivelmente se encontrarão as causas raízes do processo.

A Análise dos campos de força auxilia muito na compreensão das dinâmicas que influenciam a não conformidade (ou problemas), o que nos permite desenvolver estratégias mais eficazes e assertivas. Principalmente por não ser uma ferramenta usual na nossa área, pode ser um tanto desafiador aplicá-la, entretanto ela pode ser especialmente útil em situações complexas e de difícil análise, fornecendo uma visão diferente dos processos e do caso analisado.

Não existe melhoria continua sem boas ferramentas para análise de causas raízes

Para finalizar, eu gostaria de reforçar a importância dessas ferramentas na busca pela melhoria contínua. Afinal, a melhoria contínua não é apenas um objetivo, mas um compromisso constante com a excelência e a satisfação do cliente.

Se pudéssemos fazer uma analogia, poderíamos dizer que as ferramentas que citei são como instrumentos em uma orquestra, cada uma desempenhando seu papel para identificar, entender e eliminar as causas fundamentais de não conformidades. Quais “instrumentos” serão usados vai depender da melodia que precisa ser tocada.

Assim, ao explorar e dominar essas ferramentas, você não só fortalece seus processos, mas também aprimora sua capacidade de antecipar e lidar proativamente com desafios. Afinal, a melhoria contínua é um ciclo que se alimenta do conhecimento adquirido e das ações implementadas.

Portanto, continue a aprimorar suas habilidades e a explorar novas abordagens, como a Análise de Campo de Forças, que, mesmo sendo menos convencional, pode proporcionar insights valiosos em situações complexas.

Além disso, tenha sempre em mente que o comprometimento com a excelência e a busca incessante por aprimoramento são os motores que impulsionam o sucesso de qualquer sistema de gestão. Continue utilizando essas ferramentas como suas aliadas nesse caminho e certamente colherá os frutos de uma gestão eficiente e adaptável, com elas, a melodia dos seus processos se tornará cada vez mais bela, sincronizada e agradável para todas as partes interessadas.

Com o 8Quali você automatiza o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Converse com um especialista da 8Quali, clicando no botão abaixo.

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA